全省高速公路各单位，局机关各处室：

《湖南省高速公路管理局 湖南省高速公路建设开发总公司档案管理办法》已经局长办公会讨论通过，现印发给你们，请遵照执行。

二○○九年五月四日

湖南省高速公路管理局 湖南省高速公路建设开发总公司

档 案 管 理 办 法

第一章  总    则

     第一条  为加强全省高速公路系统档案工作，提高档案科学管理水平，更好地为我省高速公路建设、管理、经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规范》等法律法规，结合我省高速公路实际，制定本办法。

第二条  本办法所称湖南省高速公路管理局（以下简称局），湖南省高速公路建设开发总公司（以下简称总公司）档案，是指局（总公司）机关、局（总公司）所属各单位、各行业运营管理单位、各行业项目建设管理单位在各其活动中直接形成的对局（总公司）、对国家和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子和实物等不同载体的信息记录，是全省高速公路全部档案的总和。

     第三条  本局（总公司）档案工作是高速公路建设、管理、经营的基础工作和企业文化的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是提高高速公路建设、管理水平，维护自身合法权益、保护知识产权、增强竞争力，提高社会和经济效益，确保我省高速公路建设历史真实面貌的一项重要工作。

第四条  各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作列入发展规划和工作计划，建立健全档案工作机构，确定必要的人员编制，统筹安排开展档案工作所需经费，积极运用先进的技术和设备，推进档案管理现代化。

第五条  各单位所有档案人员都有确保档案实体和档案信息安全的义务，档案部门必须贯彻执行党和国家的保密与安全管理制度。

第六条  各单位应为档案部门配备政治可靠、忠于职守、具有大专（含）以上文化程度和一定档案业务专业知识、掌握现代化设备操作技能的人员，并保持相对稳定。档案工作人员应恪尽职守，遵纪守法，钻研业务，积极工作，作风严谨，确保档案的完整与安全。   

第二章  档案管理体制与职责

第七条  本局与总公司的档案工作，实行“两块牌子，一套人马”的管理体制。实行统一领导、分级管理、责任到人的原则。局（总公司）成立档案工作领导小组和档案鉴定小组，由分管档案工作的局（总公司）领导任组长，办公室主任任副组长，局（总公司）机关各处（室）主要负责人为领导小组成员；局（总公司）设综合档案室，归口办公室管理；各处（室）要明确兼职档案人员，并保持档案工作人员的相对稳定；各单位也应按照局（总公司）的做法成立档案工作领导小组和档案鉴定小组并设立综合档案室。

第八条  本系统档案工作由局（总公司）办公室统筹规划、组织协调、监督部门和指导。

第九条  综合档案室是本单位集中保管和提供利用档案的部门，又是档案业务管理、监督、指导和检查部门。国家投资的在建工程档案由工程部集中管理；民营资本的行业管理单位自行确定集中管理部门。

 第十条  归档文件材料坚持由文书处理部门与业务部门收集整理制度。

单位领导在公务活动中形成的应归档的文件材料，由办公室集中整理归档。各处、室（科）在其职能活动中形成的文件材料分别由各处、室（科），按规范要求进行收集整理。

工程档案由建设工程档案和养护工程档案构成，以项目为单位集中整理归档。

人事档案、会计档案、照片档案、电子档案和实物档案亦应按国家有关规定的业务部门收集整理。

 第十一条  综合档案室职责

（一）遵守《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，贯彻执行党和国家有关档案方针政策，建立健全各项档案工作规章制度；

(二)集中统一管理本单位各类档案及相关资料；

(三)负责本单位各类档案及有关资料的接收、征集、整理、保管、统计、鉴定、移交和销毁工作；

 (四) 负责本单位各部门及所属单位的档案工作指导、监督与检查；

 (五)负责对专、兼职档案人员业务培训；

 (六)负责编制档案检索工具和专题资料，积极开发利用档案信息资源，为本单位各项工作服务；

 (七) 积极推进档案工作的规范化、标准化、信息化建设，进一步提高档案管理水平，提高工作效率与服务质量；

(八)完成领导交办的其他有关工作任务。

第十二条   档案人员职责

(一)认真贯彻执行档案工作法律法规和规章制度及业务规范，不断提高档案工作水平；

(二)建立健全档案工作制度，按规定时间和要求收集整理应归档的文件材料，并及时向综合档案室移交；

(三)根据《机关文件材料归档范围和保管期限规定》与《归档文件整理规则》的要求，及时收集，科学分类，妥善保管，规范整理，确保应归档文件材料的齐全、完整；

(四)档案人员工作调动或离职前，应将所保管的档案文件材料移交清楚，办好交接手续，否则，不得调离；

(五)主动接受上级档案部门的业务指导、监督与检查。

             第三章 文件材料的整理和归档

    第十三条  应归档的文件材料必须按规定及时交本部门档案人员集中管理，与纸质或其他载体形式相对应的电子文件应当一并归档，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

    第十四条  文书档案按《机关文件材料归档范围和保管期限规定》与《归档文件整理规则》的要求整理；

建设工程档案按《湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本》的要求整理；养护工程档案按养护工程范本要求整理；

会计、声像、实物和电子档案按相关规定要求整理。

第十五条  归档文件材料整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则；归档的文件材料要求字迹清楚纸质优良，禁止用热敏纸的传真件归档，禁止用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔和复写纸复写，对破损文件，字迹模糊或褪变的文件必须进行修复。

第四章    档案的移交和接收

    第十六条  应根据档案工作的有关规定，将整理好的文书档案、会计档案、工程档案、声像档案、实物和电子档案在规定的时间内向综合档案室移交。其归档时间如下：

    (一)文书档案和实物档案在翌年5月底以前整理归档；

(二)工程档案在项目完成通过鉴定验收后1个月内整理归档；

(三)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，交综合档案室统一保管；

    (四)声像档案资料由形成部门及时整理，实时归档；

    (五)电子文件应根据国家《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理归档，；

    第十七条  局（总公司）内设机构、 工程项目部撤销合并，其档案向综合档案室和接管单位移交。

第十八条  档案移交时，交接双方应根据档案目录，当面检查、验收，并对档案数量等情况及时、准确地进行登记和统计。综合档案室对不符合质量要求的档案，应退回重新整理。

第十九条  局（总公司）文书档案按保管期限——年度——机构进行排列；工程档案按工程项目排列；会计档案、电子档案等按年度排列；实物档案按类型结合年度排列，并编制目录、入库入柜保存。

第五章      档案的管理、统计和利用

第二十条  按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案，并保持长期相对稳定。

第二十一条 档案部门应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向上一级档案部门报送年度档案工作基本情况统计表。

第二十二条 各单位新建办公楼时，应把档案室的建设纳入新建计划，档案库房建筑要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则。库房不能在顶层和无架空层的底层。档案室要实行库房、阅档室、档案技术用房三分开，有条件的要建立档案阅览室。

第二十三条  档案库房应做好档案即防火、防盗、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防强光、防有害气体的工作，确保档案安全。

第二十四条  定期检查档案资料的保管情况，最大限度延长档案寿命。

第二十五条  局（总公司）综合档案室保管的档案不对外开放。有关单位，确因工作需要需借阅档案的，必须按规定办理查阅审批手续，严格执行档案利用制度。

    第二十六条  档案工作人员必须熟悉室藏档案资料及存放位置，并根据工作需要，做好档案资料编研工作，开发档案信息资源，主动提供档案信息服务。

第六章  档案的鉴定和销毁

    第二十七条  文书档案各单位根据《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定其保管期限；建设工程档案按《范本》要求确定档案保管期限。

    第二十八条  局（总公司）文书档案保管期限定为永久、定期（10年、30年）；工程档案和其他档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为30年以上，长期为30年（10以上至30年以下，含30年），短期为1 0年以下（含10年）。会计等档案的保管期限按有关规定执行。

    第二十九条  按规定对到期档案直接、逐件、逐卷进行审查鉴定，对确无继续保存价值的档案资料予以销毁。

    第三十条  对销毁档案逐件造具清册，经鉴定领导小组审批后指定专人销毁，委派专人监销，并在销毁清册上签字。

               第七章   考核、奖励和处罚

    第三十一条  有下列事迹之一的，由上级档案部门或本单位给予奖励：
  （一）对档案收集、整理、移交做出显著成绩的；
  （二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
  （三）对提供利用档案为各方面服务做出显著成绩的；
  （四）对档案学研究做出重要贡献的；
  （五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
   第三十二条  有下列行为之一的，由上一级档案管理部门要求其改正；情节严重的，对本单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序移交有关部门处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
  （一）未建立档案工作的；
  （二）将本单位应归档的文件材料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
  （三）拒不按规定向综合档案室移交档案的；
  （四）不按规定提供档案信息查阅的；
  （五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
  （六）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第八章   附则

    第三十三条  本办法自二〇〇九年六月五日起正式实行，过去有关档案工作的规定与本办法不一致的，以本办法为准。